Slide com FOCO

Quanto menos informações em um slide, melhor. Não é o caso do slide ao lado. Enquanto o apresentador fala do item Fornecedores, alguns ainda podem estar em Clientes ou os mais adiantados em Funcionários.





Se o slide exibisse apenas Fornecedores, como nesta nova figura ao lado, o apresentador pode garantir que todos estão lendo o que de fato interessa naquele momento. O apresentador consegue manter o foco de atenção da platéia.

Fazer isso no PowerPoint é muito simples:

1. Crie um slide com todos os objetos mostrados na primeira figura acima, a completa.

Para exibir apenas uma caixa por vez, a solução é animá-las. E qual animação usar? Aparecer.

2. Selecione a primeira caixa da direita e escolha Apresentações, Personalizar animação.

3. No Painel de tarefas Personalizar animação, clique no botão Adicionar efeito, escolha Entrada e por fim Aparecer.



Veja: A caixa, agora animada, é exibida na lista de objetos animados do slide.

Por enquanto apenas orientamos o PowerPoint a exibir esta caixa no clique do mouse. No entanto, quando o mouse for clicado novamente para exibir a caixa seguinte, esta primeira caixa precisa desaparecer. Lembre-se, só queremos exibir uma caixa por vez.

4. Clique na seta para baixo desta caixa já animada e escolha Opções do efeito.







5. No quadro Aparecer clique na seta para baixo da caixa Após a animação e escolha a opção Ocultar no próximo clique do mouse.

6. Repita este processo para as outras duas caixas.

Pronto, exiba o slide e veja os resultados.


Dica: Clicar com o botão esquerdo do mouse exibe a caixa seguinte e com o direito a caixa anterior. No entanto, isso só acontece se o PowerPoint estiver configurado para não exibir um menu no botão direito. Para desabilitar este menu, escolha Ferramentas, Opções e na guia Exibir desmarque a opção Mostrar menu com botão direito do mouse.

Executivo, qual é seu QUOCIENTE DE COMUNICAÇÃO?

  • Como são suas apresentações em público?
  • Como você aproveita seus slides?
  • Seu negócio é apresentar slides ou convencer seus interlocutores?
  • Como o público recebe e reage às suas mensagens?
  • Você comunica para você mesmo ou para os outros?
  • Responda as perguntas abaixo para uma rápida avaliação.

    1. Qual a quantidade ideal de slides para uma apresentação de 30 minutos?

    ( A ) Até 5
    ( B ) Entre 5 e 10
    ( C ) Acima de 10

    2. Seus slides são didáticos? A platéia entende de fato o que você quer transmitir?

    ( A ) Freqüentemente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Raramente

    3. Seus slides permitem interação com a platéia?

    ( A ) Freqüentemente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Raramente

    4. Você percebe alguém com sono em suas apresentações?

    ( A ) Raramente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Freqüentemente

    5. Você consegue exibir no tempo previsto todos os slides preparados?

    ( A ) Freqüentemente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Raramente

    6. Quando termina uma apresentação, você fica com a sensação de que as pessoas ainda têm dúvidas?

    ( A ) Raramente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Freqüentemente

    7. Ao terminar uma apresentação, você sente que muitos pontos poderiam ter sido expostos de outro jeito?

    ( A ) Raramente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Freqüentemente

    8. As pessoas saem de suas apresentações com metas, idéias ou propostas?

    ( A ) Freqüentemente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Raramente

    9. Quanto tempo dura suas apresentações

    ( A ) Até 1 hora
    ( B ) Entre 1 e 2 horas
    ( C ) Acima de 2 horas

    Interpretação dos resultados

    Atribua 3 pontos para cada alternativa A respondida
    Atribua 2 pontos para cada alternativa B respondida
    Atribua 1 ponto para cada alternativa C respondida

  • Acima de 23 pontos: suas apresentações e slides estão em um nível bom, você está no ponto exato para um refinamento de suas técnicas
  • Entre 22 e 16 pontos: suas apresentações e slides até funcionam, mas podem ser bastante aperfeiçoadas
  • Até 8 pontos: suas apresentações e slides não atingem os objetivos, é preciso trabalhar bastante técnicas de exposição, argumentação e até de controle do tempo
  • Mais informações? Veja o programa completo em FA Consultoria .

    4o. Curso para Secretárias de Consultórios Médicos – Fleury, RJ – Outubro 2008

    O que leva mais de 100 pessoas a participar de um curso em pleno sábado de manhã?

    [photopress:FleRJ_100408_008.jpg,thumb,alignright]Lá fui eu também para este evento, não como participante, mas como palestrante. Minha palestra era às 10h, e no Rio de Janeiro. Como não gosto de me atrasar, e como estava em São Paulo, acordei à 5h30min e lá fui para o Aeroporto. Viagem ótima, 8h30min já estava na sala de aula, pronto para assistir a primeira palestrante do dia, a Dra. Renata Gomes Nunes, do Fleury. Um show de palestra, uma simpatia. Embora o tema proposto tenha sido atendimento humanizado, a Dra. Renata não falou só de atendimento, ela falou de proposta de vida. Que bom ter eu ter chegado cedo.

    [photopress:FleRJ_100408_007_1_2.jpg,thumb,alignright]Depois de uma palestra show como esta, e também de um coffee-break (rs), as pessoas estavam altamente motivadas. Chegou minha vez. O entusiamo era grande, todos perguntando, todos rindo, todos se interessando por tudo. Até me permiti falar de minha vida pessoal – e fui muito aplaudido. Agradeço a todos este enorme apoio.

    Meu tema: o Outlook como ferramenta de produtividade

  • Contatos
  • Calendário
  • Sincronismo Calendário Médico/Secretária
  • SmartPhone
  • Anotações
  • Organização de anotações
  • Mala direta eletrônica
  • e vários exemplos de como eu mesmo uso o Outlook. Foi uma palestra que me deixou muito realizado, senti que fiz diferença ali naquele dia.

    Meu vôo ainda iria demorar um pouco, resolvi ficar para mais uma palestra, foi da Bianca Saraiva. O assunto? Comunicação: Ativar e manter relacionamentos! De novo, um outro show. Uma simpatia de pessoa, soube mexer com todos nós. Foi aplaudida entusiasticamente, claro! Ah, vocês se lembram que falei do entusiasmo das pessoas em minha palestra? Pois é, a Bianca disse que a palavra entusiasmo significa trazer Deus para dentro de nós. É isso, estávamos todos nos sentindo bastante bem. A Bianca matou a charada.

    Já dá para responder a pergunta inicial deste artigo? As pessoas participam de cursos como este em pleno sábado de manhã para aprender, crescer, VIVER! É muito bom fazer palestras para públicos assim.

    [photopress:FleRJ_100408_022.jpg,thumb,alignright]Antes de terminar, tenho um comentário especial para uma das participantes, a Denise. Ela disse que sempre usa o Google Maps, mas que teve dificuldades para encontrar o endereço do evento. Ela me disse que precisava digitar de um jeito específico o endereço, senão o Google Maps não mostrava resposta. Denise, eu fiz alguns testes, digitei o nome da rua (R. Visconde Silva, 52) de várias formas e sempre achei uma resposta. O que será que aconteceu em seu caso? Fique à vontade para conversar comigo fazendo seu comentário aqui no blog.

    Seus slides comunicam ou atrapalham?

    Fazer (ou mandar fazer) apresentações usando slides eletrônicos é uma realidade no dia-a-dia de diretores e executivos. Alguma vez você já terminou uma apresentação com a sensação de que:

    • as pessoas nada entenderam?
    • as pessoas dormiram?
    • as pessoas não conseguiam acompanhar sua mensagem pela rapidez na apresentação dos slides?
    • os slides não refletiam o que você estava querendo comunicar?

    Você tem idéia de quantos slides deveria mostrar em uma apresentação de 30 minutos? Normalmente slides em apresentações empresariais representam um grande desperdício:

    • Desperdício de tempo porque as apresentações são muito longas e as pessoas prefeririam estar trabalhando. Ou estar em qualquer outro lugar, menos ali na frente daquele telão.
    • Desperdício de oportunidades porque um slide bem feito deveria ser uma ótima ferramenta de argumentação e exposição de idéias, mas poucos aproveitam a chance.
    • E desperdício de motivação, já que uma boa apresentação, uma apresentação de fato EFICAZ, deveria fazer as pessoas AGIREM! E o máximo de reação normalmente é uma consulta ao relógio. Uma não, várias!

    Então, o que é uma boa apresentação? Ao criar slides eletrônicos é preciso levar em conta três pontos igualmente importantes: conteúdo, layout e apresentação.
    Leia Mais

    Comunicação por email ou MEIA comunicação?

    A comunicação por email pode facilitar muito. Ou não! Vejam só este caso. Fui contratado para uma palestra, seria em outro Estado. Enviei email à organizadora com três perguntas simples:

      1) Em que hotel vou ficar?
      2) Haverá carro da empresa esperando no aeroporto?
      3) Quantas pessoas participarão?

    Embora precisasse das respostas com certa urgência – afinal o dia da palestra estava chegando – fiquei aguardando com uma disfarçada calma. 1 dia, 2 dias, 3 dias … e nada de resposta. 4, 5… No sexto dia, não agüentei, enviei novo email:

      Fulana, você recebeu meu email anterior? O dia da palestra está chegando e preciso muito das respostas.

    Sabem o que ela respondeu?

      Recebi!

    Ela respondeu que recebeu!!! MAS NÃO RESPONDEU MINHAS PERGUNTAS!!! Lá fui eu de novo:

      Que bom que você o recebeu, querida (na verdade, não coloquei este “querida”, mas que fiquei com vontade, ah isso eu fiquei). Mas eu fiz três perguntas nele e preciso das respostas.

    Chegaram as respostas:

      Hotel Presidente. 200 pessoas.

    A resposta veio assim mesmo, sem uma saudação, sem meu nome, não havia nem mesmo um pedido de desculpas. Detalhe: eu fiz 3 perguntas, vieram só 2 respostas.

    Exagerado este exemplo? Claro que é! Mas aconteceu, e comigo! Antes de responder um email, veja se ele tem todas as informações. Senão, será tempo perdido seu (que envia) e do outro (que recebe).

    Se você tem um bom caso para contar, comente-o aqui em nosso blog.

    O Profissional de Secretariado de ALTA PERFORMANCE

    Compartilho com vocês entrevista que fiz com Mara Rose Ruela Vizaco, secretária executiva no Banco Itaú, para seu Trabalho de Conclusão de Curso de Secretariado Excecutivo Bilíngüe na Universidade Paulista.

    Como você define um Profissional de Secretariado de Alta Performance?
    Acima de tudo, Alta Performance tem a ver com motivação. É trabalhar com gosto, com vontade, com garra. Um profissional de Alta Performance precisa se conhecer, saber se motivar. Daí o resto vem automaticamente: pro atividade, comprometimento, resultados. Mas estas são características esperadas em qualquer atividade profissional, o Profissional de Secretariado tem que ir além, ser realmente executivo: liderar, ter empatia, saber negociar, administrar conflitos e muito mais. Muitas responsabilidades, não é? Mas muito motivador!

    Você concorda que a Era da Informação foi um dos fatores determinantes para a mudança na forma de atuação do Profissional de Secretariado? Por quê?
    A era da informação trouxe muito mais responsabilidades para o Profissional de Secretariado. E também muito mais desafios. Hoje a atuação na área de Secretariado é muito mais abrangente, e eficaz, graças à Internet, à informática e à interação entre pessoas e empresas facilitada pelo computador.

    Para o profissional empenhado em aprender cada vez mais e sabendo que essa é sua responsabilidade e não da empresa, você acredita que o método e-learning pode ser produtivo? Qual a característica fundamental para um aluno ter êxito em um curso online?
    Um e-learning funciona muito bem para quem já tem o hábito de estudar por conta própria em livros e apostilas. O e-learning é apenas uma nova ferramenta, que continua requerendo do estudante distante muita organização, persistência, força de vontade e metodologia.

    Qual o perfil dos Secretários que procuram pelos seus cursos?
    Geralmente são profissionais atuantes, que percebem a importância de alinhar seus conhecimentos às novas ferramentas de tecnologia disponíveis. Mais do que conhecer a tecnologia, a maioria procura por informações sobre como APLICAR esta tecnologia e produzir resultados EFICAZES. Um exemplo: não querem apenas saber como criar slides, mas sim slides que comunicam, explicam, convencem e conquistam!

    O que o Profissional deve esperar das exigências tecnológicas nos próximos 10 anos?
    Interação, cooperação e mobilidade. Os melhores sites hoje são interativos, somos nós que os alimentamos. Um bom exemplo está nos blogs. Parte das comunicações não será mais feita com emails, mas sim com blogs e redes sociais. Isso é interação. Já a mobilidade é proporcionada por smartphones e programas de escritório (processadores de texto, planilhas, slides) feitos a partir de programas na própria internet. Uma planilha não ficará mais em um servidor da empresa, mas disponível para qualquer funcionário em qualquer lugar. Basta ter uma senha de acesso. O Profissional Secretário poderá iniciar um trabalho no escritório e poderá terminá-lo em casa. E isso sem sacrificar seu horário de descanso, já que a presença física será cada vez menos necessária. Alguns trabalhos de secretariado já são feitos assim hoje. Você já tem seu blog?

    Como você vê a relação Profissional de Secretariado e a Informática?
    A Informática inda intimida muitos profissionais. Além disso, os trabalhos feitos (planilhas, slides, textos) ainda não aproveitam os melhores recursos do computador. Os avanços são sensíveis, mas ainda temos muito a aperfeiçoar. O que é muito bom, afinal estamos todos querendo aprender coisas novas todos os dias.

    Estamos vivenciando a Era do Fim do Emprego, porém não do Trabalho. Em sua opinião, qual a atitude para se manter a empregabilidade?
    Relevância. Esta é uma palavra muito usada hoje. Por que um site aparece primeiro que outro em uma pesquisa no Google? Por sua relevância, por conter informações que interessam! Para manter sua empregabilidade, você precisa ser relevante, desenvolver conhecimentos que as empresas precisam. Melhor ainda se estes conhecimentos forem únicos. Em tempos de tecnologia, você também consegue ser relevante ao liderar comunidades na internet. De quantas comunidades você participa? Qual seu papel nelas? Em plena era da informação, é preciso também compartilhar seus conhecimentos. Você participa de cursos e seminários? De palestras? Você já ministrou alguma palestra? Pense nisso, são todas formas de você ser relevante e principalmente MOSTRAR sua relevância!

    Comente sobre seu site secretarias.inf.br.
    Desde o início de minha carreira como professor, sempre tive o privilégio de contar com Profissionais de Secretariado em meus cursos. E sempre foi muito estimulante ter pessoas assim em minhas aulas, pessoas que perguntam muito, participam, questionam, brigam (rs). Aliás, o Profissional de Secretariado é uma das pessoas que mais usa informática nas empresas. Nada mais justo então do que criar um site só para esta categoria. Procuramos criar um site bastante útil, temos colunistas muito prestigiados na área de secretariado, notícias mais recentes, dicas de informática e dicas de trabalho, cursos, palestras e seminários, além de serviços e artigos sobre cuidados pessoais, afinal não vivemos só de trabalho, não é mesmo?

    Qual seria sua mensagem para o Profissional de Secretariado atingir a Alta Performance?
    Curiosidade. Motivação. Alegria. Se você acordar com vontade de viver, de trabalhar, de realizar algo diferente, você já é um profissional de Alta Performance. Concorda? Se ainda não estiver neste ponto, aproveite que o ano está chegando ao fim (já?) e faça uma análise. Responda para você mesmo o que quer de sua vida. Trabalhe para isso. Desenvolva-se. Equilibre sua vida profissional, pessoal, emocional, física e espiritual. A Alta Performance será conseqüência!

    Pessoas e tecnologia

    Como assim, pessoas e tecnologia?

    Ao longo de minha vida profissional, ministrei muitos cursos de informática. Mas a tecnologia evoluiu, eu evoluí, meus alunos evoluíram – senti então que faltava algo. Só um curso de informática era muito pouco.

    Um dia, tomando banho (é tomando banho que tenho minhas melhores idéias…), achei a solução. Não bastava apenas ensinar a usar o computador, era preciso discutir como usá-lo com criatividade, eficiência, inovação e produtividade – muita produtividade. Em outras palavras, era preciso aliar a parte objetiva da informática à parte subjetiva das pessoas. Assim, surgiram temas como

  • O Outlook como ferramenta de PRODUTIVIDADE
  • Criando SLIDES EFICAZES com PowerPoint
  • A arte de FALAR EM PÚBLICO com PowerPoint
  • GERENCIAMENTO de informações eletrônicas
  • E-mails que FUNCIONAM

    e muitos outros. Todos estes assuntos inovadores tornaram-se eventosde sucesso. E depois até viraram livros, livros já publicados em várias edições. As pessoas e as empresas perceberam a importância de unir lado direito e lado esquerdo do cérebro na hora de usar a tecnologia.

    É para continuar e apoiar este trabalho que este blog foi criado. Novidades, idéias, problemas, soluções e os divertidíssimos causos estarão sempre nestas páginas. Vale a pena passar por aqui sempre. Diariamente!

    Um grande abraço,

    Fernando Andrade

  • O e-chato

    Vocês já ouviram falar do e-chato?

    Estava eu em um quarto de hotel, me preparando para uma palestra no dia seguinte. Mesmo sabendo que a conexão à internet era via linha de telefone – uma lentidão total – liguei meu notebook e comecei a baixar emails. Chegou o primeiro, chegou o segundo, terceiro, quarto…mas no quinto começou o problema. O email não chegava nunca. Fiquei 10 longos minutos esperando ele chegar.

    Sabem o que era? Um vídeo engraçadinho. E vocês pensam que acabou? Que nada! Aquele vídeo era o primeiro de uma seqüência de 5. Fiquei quase 1 hora conectado esperando chegar tudo. Enquanto isso, ler meus emails profissionais – e respondê-los – era virtualmente impossível. O notebook estava muito lento, quase parando…

    Não sou contra estes vídeos. Alguns são de fato muito engraçados, merecem ser vistos. Eu até uso alguns em minhas aulas. Mas é preciso ter critérios. 5 vídeos, um atrás do outro? É muito, não é?
    Antes de enviar vídeos assim, pergunte primeiro – por email – se seu amigo quer recebê-los. Pode ser até que queira, mas não no endereço de trabalho. Talvez o amigo indique um endereço pessoal, um que não congestione os computadores da empresa.

    Por falar nisso, vocês já viram aquele vídeo de um técnico muito respeitado, apresentando um produto sério, mas no fim engolindo uma espada? É imperdível!

    Você tem um caso para contar? Comente-o por aqui!