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Como eu gosto deste meu trabalho!

Há alguns dias recebi uma intimação da Receita Federal. Lá fui eu então, preocupado e tenso. O que será que estava acontecendo? Descobriram meu golpe de milhões de dólares não declarados? (rs). Pois bem, quando me sentei à frente da funcionária, fiquei olhando – curioso que sou – a tela do computador dela:

– Desculpe olhar sua tela, mas tenho um interesse muito especial em seu trabalho no computador.

Ela sorriu. Eu continuei:

– Já fui chamado na Receita três vezes nestes últimos tempos. Uma hoje, por causa desta intimação. E outras duas há algum tempo para falar de reuniões produtivas com Notes.

Reuniões produtivas com Outlook/Lotus Notes é um assunto de um de meus seminários mais solicitados, O Outlook como ferramenta de produtividade.

Pronto, aí o sorriso foi maior ainda. Conversamos sobre estas duas palestras – ela não participou, mas ficou sabendo que os colegas gostaram muito. A conversa fluiu muito bem, e a boa vontade dela também. Meu problema estava relacionado a erros de escritórios de contabilidade. Tudo ficou resolvido!

Está vendo porque gosto deste meu trabalho? Se não fossem minhas aulas, não teria assuntos não relacionados ao motivo de minha visita, a intimação. Minha visita à Receita foi então muito agradável!

Justiça seja feita. A Receita Federal está com um nível altíssimo de atendimento ao público. Mesmo sem meus causos de aula, tenho certeza de que teria sido muito bem atendido. Mas os causos tornaram a conversa bem mais leve. Melhor ainda, o problema foi resolvido rapidamente porque a Receita conseguiu unir Pessoas e Tecnologia, uma dobradinha que incentivo muito em minhas aulas!

A crise está passando!

Finalmente as primeiras boas notícias estão chegando. A crise dá sinais de que vai terminar. E rápido! Será coincidência a primavera ter chegado justamente no país onde toda essa confusão começou? Lá as árvores estão verdes novamente, as flores mostram todas as cores do mundo, já não faz tanto frio e nem chove mais todo dia.

Será coincidência? Na verdade, tudo é fruto do trabalho intenso de muitos que lutaram contra a maré de pessimismo. E agiram! Muitas empresas mais aguerridas estão aproveitando o tempo para treinar a equipe. E como na crise a economia é obrigatória, os treinamentos são ministrados pelos próprios funcionários.

Tenho sido muito solicitado para ministrar o workshop Formação de multiplicadores para … treinar os treinadores! Sim, porque para treinar a equipe interna não basta explicar um assunto, é preciso saber seduzir o aluno para que ele deseje e, desejando, aprenda! Esta frase de Rubem Alves reflete bastante bem o que um multiplicador precisa sentir quando estiver dando aulas para os colegas.

Você vai compartilhar seus conhecimentos com os colegas? Pense em:

– Estruturar um plano de treinamento
– Criar dinâmicas envolventes, que as pessoas se lembrem por muito tempo
– Acompanhar e medir os resultados dentro e fora da sala de aula
– Estimular feedback o tempo todo

Sua aula tem que estar SEMPRE em constante evolução! Sua próxima aula tem que ser sempre MELHOR do que a anterior. Divirta-se com sua aula. Vibre com sua aula. Os resultados serão excelentes, acredite! E a crise vai lamentar, porque desse jeito ela não consegue sobreviver!

Simplifique!

Você tem tempo sobrando? Provavelmente não! Então por que será que gastamos tanto tempo COMPLICANDO coisas simples?

Olhe o relógio, que horas são? Quanto tempo você já desperdiçou até agora?

E a tecnologia, melhora sua vida ou faz você desperdiçar ainda mais tempo? Está bem, você provavelmente já gastou um bom tempo na frente do computador. Só que falar é fácil, mas como de fato SIMPLIFICAR uma planilha Excel? Ou uma apresentação PowerPoint? E o Outlook/Lotus Notes, que são verdadeiras armas de SIMPLIFICAÇÃO, como aproveitá-los intensamente?

Para SIMPLIFICAR, vamos começar falando de slides PowerPoint, um dos maiores complicadores hoje. Está certo, de vez em quando você precisa mesmo de uma apresentação de artista – na apresentação da empresa para investidores, por exemplo – mas no dia-a-dia ninguém precisa fazer slides cinematográficos, ricos em detalhes visuais. Ninguém tem tempo para isso em uma empresa. Slides do dia-a-dia devem ser usados para transmitir uma mensagem (dados de vendas, nova política de RH, procedimentos de trabalho), para comunicar e – principalmente – vender uma idéia. E não colocados em um quadro na sala de visitas. Foque no conteúdo, conteúdo SIMPLES, e na forma de apresentá-lo!

E as planilhas? Precisam ser obrigatoriamente simples – por mais complexos que sejam os dados. Como? Usando algumas poucas funções simples do Excel – por exemplo SE, PROCV, SOMASE – você produz verdadeiros milagres de SIMPLIFICAÇÃO em suas planilhas.

– Você usa Outlook? Ou Lotus Notes? Você faz o planejamento de seu tempo com eles? Você organiza suas informações com eles? Planeje, organize, assim você SIMPLIFICA!
– E o iGoogle, uma ferramenta do Google, já está instalada em seu computador? Ela é ótima para SIMPLIFICAR o acesso a informações.
– Você usa seu celular como um computador móvel e inteligente? Não dá para falar em SIMPLIFICAÇÃO sem falar em smartphones

Simplificar dá trabalho? Claro que dá! Mas só em um primeiro momento, depois tudo fica muito, muito mais … SIMPLES! Experimente!

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Saber não é suficiente; temos que aplicar.
Ter vontade não é suficiente: temos que implementá-la.
Goethe

Afinal, qual o número ideal de slides em uma apresentação eletrônica?

Como assim? Só posso responder essa pergunta se souber quanto tempo dura a apresentação…

Ledo engano! Associar slides a tempo não faz sentido. Já vi uma apresentação de 2 horas onde o apresentador usou apenas … um único slide! E, suspiro, já vi apresentação de 30 minutos onde fui obrigado a aguentar 60 slides. Dois slides por minuto! Adivinha se consegui prestar atenção em todos? Ou em algum?

Um slide é feito para apoiar o apresentador, e não para tomar o lugar dele!!! Há pessoas que insistem em não entender isso. Algumas até deixam por conta dos slides a saudação inicial (primeiro slide: “bom dia”) e o encerramento (último slide: “fim”). Como assim, fim? Se a platéia precisar de um slide para perceber que a apresentação terminou, há alguma coisa errada, concorda?

Em muitos de meus artigos comento que um número ideal de slides fica em torno de 10, independente da duração da apresentação. Este é um bom número, ele inibe apresentações com, digamos, 79 slides (um absurdo total!). Mesmo assim, cada caso é um caso. Vi um vídeo do Seth Godin, um dos mais festejados gurus de marketing, e excelente apresentador, onde ele usa um número grande slides. Felizmente, com um truque: a maioria dos slides foi criada para ser apresentada rapidamente, em frações de segundo. Muito rápido? Responda você, há um vídeo no YouTube. Você verá que funciona! Comentário: não gostei de vários slides apresentados, mas GOSTEI MUITO da forma de apresentá-los.

Mas afinal, por que as pessoas gostam tanto assim de usar muitos slides em suas apresentações?

• Para mostrar que conhecem o assunto
• Para mostrar que se preparam para a reunião
• Para que a apresentação não fique muito pobre
• Porque não conseguem escolher os tópicos principais e aí colocam tudo!
• (o pior motivo de todos os motivos, e – infelizmente – o mais comum) Para não esquecer o que falar!

E neste último caso, como há muitos slides, ou o apresentador se obriga a apresentador tudo, mesmo que o tempo tenha acabado, ou pula vários slides, apertando seguidamente PgDn e dizendo coisas do tipo isso não é importante. A platéia fica com a sensação de enrolação.

Vamos radicalizar: quanto menos slides, melhor! Vamos radicalizar mais: se possível, NÃO USE SLIDES! Conheço excelentes apresentadores que nunca precisam dos tais slides.

Neste ponto do texto você já deve estar pensando que sou contra PowerPoint. Muito pelo contrário!!! Meu trabalho é mostrar às pessoas como criar slides que realmente funcionam, que de fato respeitam o tempo das pessoas – e as próprias pessoas. Umas das regras (!) que mais defendo em minhas aulas é:

Use slides APENAS quando NÃO CONSEGUIR PASSAR SEU RECADO sem mostrar alguma coisa!

• Sua área criou uma nova embalagem para um produto? Não adianta ficar falando, é melhor mostrar. Em um slide!
• Você está propondo um novo layout para o departamento? De novo, não fale, MOSTRE!
• Sua equipe quer mostrar um novo fluxo para a movimentação de materiais dentro da fábrica? Um slide é excelente para isso.

Pensando assim, você conseguirá criar apresentações bastante enxutas. E EFICAZES! Seu público agradece!

Slide com FOCO

Quanto menos informações em um slide, melhor. Não é o caso do slide ao lado. Enquanto o apresentador fala do item Fornecedores, alguns ainda podem estar em Clientes ou os mais adiantados em Funcionários.





Se o slide exibisse apenas Fornecedores, como nesta nova figura ao lado, o apresentador pode garantir que todos estão lendo o que de fato interessa naquele momento. O apresentador consegue manter o foco de atenção da platéia.

Fazer isso no PowerPoint é muito simples:

1. Crie um slide com todos os objetos mostrados na primeira figura acima, a completa.

Para exibir apenas uma caixa por vez, a solução é animá-las. E qual animação usar? Aparecer.

2. Selecione a primeira caixa da direita e escolha Apresentações, Personalizar animação.

3. No Painel de tarefas Personalizar animação, clique no botão Adicionar efeito, escolha Entrada e por fim Aparecer.



Veja: A caixa, agora animada, é exibida na lista de objetos animados do slide.

Por enquanto apenas orientamos o PowerPoint a exibir esta caixa no clique do mouse. No entanto, quando o mouse for clicado novamente para exibir a caixa seguinte, esta primeira caixa precisa desaparecer. Lembre-se, só queremos exibir uma caixa por vez.

4. Clique na seta para baixo desta caixa já animada e escolha Opções do efeito.







5. No quadro Aparecer clique na seta para baixo da caixa Após a animação e escolha a opção Ocultar no próximo clique do mouse.

6. Repita este processo para as outras duas caixas.

Pronto, exiba o slide e veja os resultados.


Dica: Clicar com o botão esquerdo do mouse exibe a caixa seguinte e com o direito a caixa anterior. No entanto, isso só acontece se o PowerPoint estiver configurado para não exibir um menu no botão direito. Para desabilitar este menu, escolha Ferramentas, Opções e na guia Exibir desmarque a opção Mostrar menu com botão direito do mouse.

Executivo, qual é seu QUOCIENTE DE COMUNICAÇÃO?

  • Como são suas apresentações em público?
  • Como você aproveita seus slides?
  • Seu negócio é apresentar slides ou convencer seus interlocutores?
  • Como o público recebe e reage às suas mensagens?
  • Você comunica para você mesmo ou para os outros?
  • Responda as perguntas abaixo para uma rápida avaliação.

    1. Qual a quantidade ideal de slides para uma apresentação de 30 minutos?

    ( A ) Até 5
    ( B ) Entre 5 e 10
    ( C ) Acima de 10

    2. Seus slides são didáticos? A platéia entende de fato o que você quer transmitir?

    ( A ) Freqüentemente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Raramente

    3. Seus slides permitem interação com a platéia?

    ( A ) Freqüentemente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Raramente

    4. Você percebe alguém com sono em suas apresentações?

    ( A ) Raramente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Freqüentemente

    5. Você consegue exibir no tempo previsto todos os slides preparados?

    ( A ) Freqüentemente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Raramente

    6. Quando termina uma apresentação, você fica com a sensação de que as pessoas ainda têm dúvidas?

    ( A ) Raramente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Freqüentemente

    7. Ao terminar uma apresentação, você sente que muitos pontos poderiam ter sido expostos de outro jeito?

    ( A ) Raramente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Freqüentemente

    8. As pessoas saem de suas apresentações com metas, idéias ou propostas?

    ( A ) Freqüentemente
    ( B ) Às vezes
    ( C ) Raramente

    9. Quanto tempo dura suas apresentações

    ( A ) Até 1 hora
    ( B ) Entre 1 e 2 horas
    ( C ) Acima de 2 horas

    Interpretação dos resultados

    Atribua 3 pontos para cada alternativa A respondida
    Atribua 2 pontos para cada alternativa B respondida
    Atribua 1 ponto para cada alternativa C respondida

  • Acima de 23 pontos: suas apresentações e slides estão em um nível bom, você está no ponto exato para um refinamento de suas técnicas
  • Entre 22 e 16 pontos: suas apresentações e slides até funcionam, mas podem ser bastante aperfeiçoadas
  • Até 8 pontos: suas apresentações e slides não atingem os objetivos, é preciso trabalhar bastante técnicas de exposição, argumentação e até de controle do tempo
  • Mais informações? Veja o programa completo em FA Consultoria .

    4o. Curso para Secretárias de Consultórios Médicos – Fleury, RJ – Outubro 2008

    O que leva mais de 100 pessoas a participar de um curso em pleno sábado de manhã?

    [photopress:FleRJ_100408_008.jpg,thumb,alignright]Lá fui eu também para este evento, não como participante, mas como palestrante. Minha palestra era às 10h, e no Rio de Janeiro. Como não gosto de me atrasar, e como estava em São Paulo, acordei à 5h30min e lá fui para o Aeroporto. Viagem ótima, 8h30min já estava na sala de aula, pronto para assistir a primeira palestrante do dia, a Dra. Renata Gomes Nunes, do Fleury. Um show de palestra, uma simpatia. Embora o tema proposto tenha sido atendimento humanizado, a Dra. Renata não falou só de atendimento, ela falou de proposta de vida. Que bom ter eu ter chegado cedo.

    [photopress:FleRJ_100408_007_1_2.jpg,thumb,alignright]Depois de uma palestra show como esta, e também de um coffee-break (rs), as pessoas estavam altamente motivadas. Chegou minha vez. O entusiamo era grande, todos perguntando, todos rindo, todos se interessando por tudo. Até me permiti falar de minha vida pessoal – e fui muito aplaudido. Agradeço a todos este enorme apoio.

    Meu tema: o Outlook como ferramenta de produtividade

  • Contatos
  • Calendário
  • Sincronismo Calendário Médico/Secretária
  • SmartPhone
  • Anotações
  • Organização de anotações
  • Mala direta eletrônica
  • e vários exemplos de como eu mesmo uso o Outlook. Foi uma palestra que me deixou muito realizado, senti que fiz diferença ali naquele dia.

    Meu vôo ainda iria demorar um pouco, resolvi ficar para mais uma palestra, foi da Bianca Saraiva. O assunto? Comunicação: Ativar e manter relacionamentos! De novo, um outro show. Uma simpatia de pessoa, soube mexer com todos nós. Foi aplaudida entusiasticamente, claro! Ah, vocês se lembram que falei do entusiasmo das pessoas em minha palestra? Pois é, a Bianca disse que a palavra entusiasmo significa trazer Deus para dentro de nós. É isso, estávamos todos nos sentindo bastante bem. A Bianca matou a charada.

    Já dá para responder a pergunta inicial deste artigo? As pessoas participam de cursos como este em pleno sábado de manhã para aprender, crescer, VIVER! É muito bom fazer palestras para públicos assim.

    [photopress:FleRJ_100408_022.jpg,thumb,alignright]Antes de terminar, tenho um comentário especial para uma das participantes, a Denise. Ela disse que sempre usa o Google Maps, mas que teve dificuldades para encontrar o endereço do evento. Ela me disse que precisava digitar de um jeito específico o endereço, senão o Google Maps não mostrava resposta. Denise, eu fiz alguns testes, digitei o nome da rua (R. Visconde Silva, 52) de várias formas e sempre achei uma resposta. O que será que aconteceu em seu caso? Fique à vontade para conversar comigo fazendo seu comentário aqui no blog.

    Seus slides comunicam ou atrapalham?

    Fazer (ou mandar fazer) apresentações usando slides eletrônicos é uma realidade no dia-a-dia de diretores e executivos. Alguma vez você já terminou uma apresentação com a sensação de que:

    • as pessoas nada entenderam?
    • as pessoas dormiram?
    • as pessoas não conseguiam acompanhar sua mensagem pela rapidez na apresentação dos slides?
    • os slides não refletiam o que você estava querendo comunicar?

    Você tem idéia de quantos slides deveria mostrar em uma apresentação de 30 minutos? Normalmente slides em apresentações empresariais representam um grande desperdício:

    • Desperdício de tempo porque as apresentações são muito longas e as pessoas prefeririam estar trabalhando. Ou estar em qualquer outro lugar, menos ali na frente daquele telão.
    • Desperdício de oportunidades porque um slide bem feito deveria ser uma ótima ferramenta de argumentação e exposição de idéias, mas poucos aproveitam a chance.
    • E desperdício de motivação, já que uma boa apresentação, uma apresentação de fato EFICAZ, deveria fazer as pessoas AGIREM! E o máximo de reação normalmente é uma consulta ao relógio. Uma não, várias!

    Então, o que é uma boa apresentação? Ao criar slides eletrônicos é preciso levar em conta três pontos igualmente importantes: conteúdo, layout e apresentação.
    Leia Mais

    Comunicação por email ou MEIA comunicação?

    A comunicação por email pode facilitar muito. Ou não! Vejam só este caso. Fui contratado para uma palestra, seria em outro Estado. Enviei email à organizadora com três perguntas simples:

      1) Em que hotel vou ficar?
      2) Haverá carro da empresa esperando no aeroporto?
      3) Quantas pessoas participarão?

    Embora precisasse das respostas com certa urgência – afinal o dia da palestra estava chegando – fiquei aguardando com uma disfarçada calma. 1 dia, 2 dias, 3 dias … e nada de resposta. 4, 5… No sexto dia, não agüentei, enviei novo email:

      Fulana, você recebeu meu email anterior? O dia da palestra está chegando e preciso muito das respostas.

    Sabem o que ela respondeu?

      Recebi!

    Ela respondeu que recebeu!!! MAS NÃO RESPONDEU MINHAS PERGUNTAS!!! Lá fui eu de novo:

      Que bom que você o recebeu, querida (na verdade, não coloquei este “querida”, mas que fiquei com vontade, ah isso eu fiquei). Mas eu fiz três perguntas nele e preciso das respostas.

    Chegaram as respostas:

      Hotel Presidente. 200 pessoas.

    A resposta veio assim mesmo, sem uma saudação, sem meu nome, não havia nem mesmo um pedido de desculpas. Detalhe: eu fiz 3 perguntas, vieram só 2 respostas.

    Exagerado este exemplo? Claro que é! Mas aconteceu, e comigo! Antes de responder um email, veja se ele tem todas as informações. Senão, será tempo perdido seu (que envia) e do outro (que recebe).

    Se você tem um bom caso para contar, comente-o aqui em nosso blog.