A comunicação eletrônica verdadeiramente EFICAZ

Qual a proposta?
Um e-mail é uma ferramenta muito poderosa, facilita muito nosso trabalho diário. No entanto, um e-mail também é um perigoso desperdiçador de tempo.

O que escrever em um e-mail? Como gerenciar o grande fluxo de e-mails diários? Como argumentar e convencer através de um simples e-mail? Qual o melhor método para armazenar e-mails? A importância da linha Assunto!

Estes são alguns dos vários assuntos que você verá neste seminário.

Quem deve participar?
Todo mundo que trabalha com e-mails pode – deve – participar deste seminário. É você e sua empresa aperfeiçoando a comunicação com clientes (internos e externos), fornecedores e público em geral.

Como será?
Apenas o professor usa um computador. Os participantes acompanham todas as explicações em um telão. Os assuntos abordados são detalhadamente explicados em apostila eletrônica.

Participantes
Eventos fechados em sua empresa para até 20 pessoas por turma.

Qual a duração?
4 horas.

Data e horário
Definidos pelo cliente.

Local
Instalações indicadas pelo cliente.

Infraestrutura oferecida pelo cliente
Projetor multimídia, mesa para o professor, blocos de anotações e cadeiras para os alunos.

Material didático
Todos os participantes recebem material eletrônico com:

  • Apostila com os vários exemplos discutidos em aula;
  • Apostila Perguntas mais frequentes feitas nos seminários;
  • Apresentação de slides usada pelo professor.

Suporte
O professor fica à disposição dos participantes durante 90 dias após evento para o esclarecimento de dúvidas via e-mail.

Quem é o apresentador?
Fernando Andrade, palestrante, professor e conferencista, tem como tema principal a utilização eficaz da tecnologia no dia a dia das pessoas. É analista de sistemas pela IBM, engenheiro civil pela Universidade Mackenzie e diretor da Pessoas e Tecnologia. É autor dos livros

  • E-mail que funciona;
  • O Outlook como ferramenta de produtividade;
  • Gerenciamento de informações eletrônicas;
  • Administre seu tempo com Palm;
  • PowerPoint para quem conhece PowerPoint;
  • Excel para todos;
  • Excel para quem conhece Excel;
  • Word para quem conhece Word;
  • Mala direta no Word;
  • E-mail para todos;
  • E-mail para quem conhece e-mail.

publicados pela editora Nobel, com o apoio da revista Você S.A.

O que será discutido?

A identificação de um e-mail

  • A importância da linha “Assunto”;
  • O assunto é a “propaganda” de um e-mail;
  • Texto curto, mas completo.

A estruturação de um e-mail

  • A saudação inicial;
  • O tema principal;
  • Os itens que descrevem e/ou apoiam o tema principal;
  • O encerramento;
  • A solicitação de um novo contato.

A assinatura

  • A assinatura como ferramenta de marketing e divulgação;
  • Dados de contato;
  • Outras mensagens.

A hierarquia

  • Cuidado com as linhas “Para”, “Cc” e “Cco”;
  • Quando “copiar” e quando não “copiar” outras pessoas;
  • A resposta da resposta.

O conteúdo

  • A didática e a lógica no texto de um e-mail;
  • Linguagem formal ou informal?
  • A importância de textos curtos e objetivos;
  • O que escrever no e-mail? Depende de quem o receberá!
  • O poder de síntese: e-mail eficaz é e-mail curto, rápido, que vai direto ao ponto!
  • Um texto em e-mail é quase um documento: cuidado com o que você escreve;
  • Regras de etiqueta. Ou regras de bom senso!
  • Arquivo anexo: pode ou não pode?
  • Reflexão: bom dia para uns, boa noite para outros!

A comunicação facilitada pelo e-mail

  • Confirme conversas telefônicas: relacione por e-mail o que foi tratado;
  • Resuma em e-mails assuntos acertados em reuniões;
  • Insista nas respostas a seus e-mails;
  • Envio com data e hora definida.

E-mails com conteúdo

  • Um exemplo de e-mail com boa comunicação;
  • Um exemplo de e-mail que prima pela argumentação;
  • Um exemplo e-mail com uma excelente negociação.

Erros imperdoáveis – e problemas desnecessários

  • Desrespeito às regras gramaticais;
  • Informações incorretas;
  • Problemas de digitação;
  • Falta de lógica;
  • Texto confuso;
  • Acúmulo desnecessário de e-mails;
  • Regra de ouro: leia o e-mail antes de enviar!

A produtividade no trabalho com e-mails

  • Pasta modelo: um milagre de eficiência;
  • Uma segunda opinião: quando pedir para um colega ler seu e-mail antes do envio?
  • Como tratar os spams?
  • Mala direta por e-mail: uma poderosa ferramenta;
  • O e-mail como ferramenta de follow-up;
  • Truques de produtividade.

Gerenciamento de e-mails

  • Excesso de e-mails, o que fazer?
  • Regras para leitura de e-mails: o que funciona e o que não funciona;
  • Vários e-mails atrasados: qual vai primeiro?
  • E-mail importante, resposta demorada? Avise que a resposta vai demorar!
  • Pastas e subpastas de e-mails? Sim, desde que muito bem estruturadas;
  • A melhor organização de suas pastas de e-mails;
  • O que responder? Como responder?
  • A classificação de e-mails na pasta: De, Para, Data, Assunto;
  • A localização de e-mails;
  • A resposta da resposta;
  • Hora da faxina.

Considerações técnicas

  • A segurança nos e-mails;
  • Cuidado com vírus;
  • Quem faz o backup de seus e-mails?
  • O arquivo morto.

Especial

  • Contra exemplo, descubra o que está errado;
  • Corrigindo o que está errado.

Estudo de caso

  • A preparação de um e-mail completo;
  • O estudo das partes;
  • O que reduzir.

O que você achou dos conceitos apresentados em O e-mail que funciona?

Olá Fernando, como vai? Participei do congresso de secretárias no RJ na última semana, e chegando aqui na empresa 2.ª feira tratei de colocar em prática o que você orientou.

Pode parecer incrível, mas estou conseguindo deixar minha caixa de entrada vazia, ou pelo menos quase. Ah, e também tenho resistido bem aos envelopinhos no canto do micro, defini um horário para ler e-mails particulares e para responder e-mails dentro da entidade. Também personalizei meu iGoogle e ficou bastante prático. Tudo isso está me tornando mais organizada e consequentemente mais focada no que realmente preciso fazer. Obrigada pelas dicas!

Márcia Cássia Ribeiro C. de Oliveira – CBS Previdência – Companhia Siderúrgica Nacional – CSN