Lotus Notes como ferramenta de produtividade

Lidar com muitas tarefas e o tempo aparentemente cada vez mais curto é um desafio, felizmente o uso adequado do Lotus Notes pode ser a solução ideal. Através de exemplos práticos, este evento mostra como usar a ferramenta para aproveitarmos ao máximo as 24 horas de nosso dia.

  • Administração e equilíbrio do tempo
  • Gerenciamento de informações
  • Acompanhamento de tarefas – individuais e colaborativas
  • Gestão de contatos, compromissos e relacionamento
  • Administração de e-mails e foco na agilidade da comunicação

Metodologia

Professor – único com computador em sala – interage o tempo todo com alunos construindo casos práticos em telão.

Suporte

O professor fica à disposição durante 90 dias para esclarecimento de dúvidas via e-mail.

Carga horária

8 horas.

Local

Instalações indicadas pela empresa cliente.

Objetivos do treinamento

  • Relacionar compromissos, tarefas e ações de forma produtiva
  • Planejar, convocar, realizar e acompanhar reuniões com eficácia
  • Transformar informações relevantes em um poderoso sistema de anotações
  • Planejar e acompanhar tarefas – individuais e da equipe
  • Gerenciar e categorizar contatos essenciais para o trabalho diário
  • Criar e organizar sistema útil para localização de e-mails importantes
  • Usar recursos poderosos do Lotus Notes para agilizar a comunicação via e-mails

Conteúdo

Tempo para entender

Você desperdiça seu tempo?
Avalie seu planejamento, suas informações, sua disciplina e seus objetivos diários
O excesso de reuniões e a burocracia interna;
Um grande problema: as conversas e as reuniões intermináveis
Você sabe dizer não?
Telefone, fax, xerox e computador ajudam ou atrapalham?
Não resista às mudanças, abra a mente para novas idéias
Você consegue se concentrar em seu ambiente de trabalho
Reflexão: não execute um trabalho, convoque uma reunião para discuti-lo!

Tempo para melhorar

Economize seu tempo
Planejamento: invista uma hora por dia e economize três ou quatro horas
Hora para e-mails, ligações, almoço, lazer, fim do dia de trabalho
Defina suas metas de curto, médio e longo prazos
Identifique e estabeleça suas prioridades com eficiência
Aprenda a organizar melhor suas informações
Delegue tarefas com eficiência
Faça seus trabalhos mais devagar – e ganhe velocidade
Saiba comunicar suas ideias
Demore para tomar uma decisão, mas execute-a rapidamente
Reflexão: o computador desperdiça ou economiza tempo?

Tecnologia

O Lotus Notes é uma boa solução?
O que é e como funciona o Lotus Notes
Defina suas tarefas diárias com o Calendário
Controle seus Contatos
Estabeleça sua Lista de tarefas
Organize suas anotações em seu Jornal pessoal
Administre seus emails
Reflexão: sou o senhor de meu tempo!

Administrando seu tempo com Lotus Notes

Use a agenda com eficiência
Os compromissos repetitivos: agende uma única vez
Aniversários e datas importantes: crie sua metodologia
Compromisso: organize as informações para uma reunião ou visita
Dicas para reagendar rapidamente compromissos;
A primeira hora do dia é a mais importante
As folgas entre os vários compromissos
Reflexão: Um dia mal vivido x Um dia bem vivido!

Organizando suas informações

Crie uma metodologia que funcione
Jornal: a melhor arma para organizar suas idéias
Classifique anotações e endereços em categorias – com produtividade
Localize qualquer informação em sua agenda, com facilidade
Os cuidados que você precisa ter ao cadastrar seus contatos

Gerenciamento de tarefas

Lotus Notes para controle de tarefas
Suas tarefas e as de sua equipe
A distribuição eficiente de tarefas
Controle o andamento das tarefas
Critérios para a realocação de tarefas

Avaliação

Tudo está indo bem?
Planejamento diário, semanal, mensal, anual e a longo prazo
Reavalie seu tempo: profissional, existencial, familiar, sociedade, livre
Faça um balanço de suas realizações
Use sua agenda para cuidar de seu desenvolvimento pessoal e profissional

 

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