O Outlook como ferramenta de produtividade

Se por um lado temos cada vez mais informações para gerenciar e mais tarefas para cumprir, por outro temos cada vez menos tempo para tudo isso! Como resolver este impasse? Existe uma solução muito boa, não requer investimentos adicionais, chama-se Outlook.

  • Gerenciamento de compromissos e gestão do tempo
  • Ferramenta de relacionamento e acompanhamento (folllow-up)
  • Organização e estruturação de sistemas de informações úteis e ágeis
  • Gestão de tarefas e trabalho em equipe
  • Comunicação eficaz proporcionada por recursos poderosos para trabalho com e-mails

Metodologia

Professor – único com computador em sala – interage o tempo todo com alunos construindo casos práticos em telão.

Suporte

O professor fica à disposição durante 90 dias para esclarecimento de dúvidas via e-mail.

Carga horária

8 horas.

Local

Instalações indicadas pela empresa cliente.

Objetivos do treinamento

  • Relacionar compromissos, tarefas e ações de forma produtiva
  • Planejar, convocar, realizar e acompanhar reuniões com eficácia
  • Transformar informações relevantes em um poderoso sistema de anotações
  • Planejar e acompanhar tarefas – individuais e da equipe
  • Gerenciar e categorizar contatos essenciais para o trabalho diário
  • Criar e organizar sistema útil para localização de e-mails importantes
  • Usar recursos poderosos do Outlook para agilizar a comunicação via e-mails

Conteúdo

A administração do tempo através do Calendário

Compromisso tem hora, tarefa não
Facilite o planejamento de seu com dia com o Outlook
Diferencie importante de urgente com a ajuda do Outlook
Torne suas reuniões mais produtivas: defina pautas de reunião via Outlook
Um método eficiente para você relacionar as tarefas para o dia
Planejamento diário, semanal, mensal e anual – tudo facilitado pelo Outlook

A organização de informações através das Anotações

O nome da Anotação é essencial
A importância da separação das Anotações em grupos e sub-grupos
O que colocar em uma Anotação: nem mais nem menos
O grande truque: como localizar rapidamente a informação depois
A amarração das anotações com arquivos em seu computador ou papéis em seu armário

O planejamento e acompanhamento de Tarefas

O acompanhamento de suas tarefas – e as de sua equipe
Critérios para o estabelecimento de prioridade para as tarefas
Hora de analisar as tarefas: ativas, atrasadas, responsável, categoria
O redimensionamento das tarefas

O gerenciamento de informações através da lista de Contatos

A lista de Contatos, uma verdadeira ferramenta de CRM
Critérios para a digitação de informações
O campo de observações: talvez mais essencial que e-mail e/ou telefone
A classificação dos contatos em categorias
Técnicas para a localização de contatos no menor tempo possível
Informação: você sabia que o Outlook pode ser usado para criação de mala direta impressa (cartas e etiquetas) e também eletrônica?

O cruzamento de informações para seus contatos

Essencial: o acompanhamento das atividades de um contato
E-mails enviados e recebidos
Tarefas, em que ponto estão
Anotações e contatos, um vínculo que deve ser preservado
O relacionamento entre contatos

O trabalho em grupo

Trabalhar em equipe é uma arte
A atribuição de tarefas a outras pessoas: mensagem, prioridade, prazo
Acompanhamento das tarefas atribuídas
O agendamento de reuniões: convite, aceitação, recusa, notificação
Acesso às agendas de outras pessoas: leitura, modificação, permissão, privacidade
Compartilhando informações com o grupo

E-mails

Criação e organização de pastas e subpastas
Como decidir qual e-mail deve ser guardado? Por quanto tempo?
A importância da administração do arquivo morto
Grupos e sub-grupos de e-mails dever ser iguais àqueles usados nas Anotações
Não perca mais tempo para localizar seus e-mails
Mala direta eletrônica: produtividade e eficiência

O Outlook na palma da mão

A integração com smartphones
Envio/recepção de e-mails – mesmo com equipamentos desconectados
A sincronização de informações

 

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