O Outlook como ferramenta de produtividade

Se por um lado temos cada vez mais informações para gerenciar e mais tarefas para cumprir, por outro temos cada vez menos tempo para tudo isso! Como resolver este impasse? Existe uma solução muito boa, não requer investimentos adicionais, chama-se Outlook.

  • Gerenciamento de compromissos e gestão do tempo
  • Ferramenta de relacionamento e acompanhamento (folllow-up)
  • Organização e estruturação de sistemas de informações úteis e ágeis
  • Gestão de tarefas e trabalho em equipe
  • Comunicação eficaz proporcionada por recursos poderosos para trabalho com e-mails

Metodologia

Professor – único com computador em sala – interage o tempo todo com alunos construindo casos práticos em telão.

Suporte

O professor fica à disposição durante 90 dias para esclarecimento de dúvidas via e-mail.

Carga horária

8 horas.

Local

Instalações indicadas pela empresa cliente.

Objetivos do treinamento

  • Relacionar compromissos, tarefas e ações de forma produtiva
  • Planejar, convocar, realizar e acompanhar reuniões com eficácia
  • Transformar informações relevantes em um poderoso sistema de anotações
  • Planejar e acompanhar tarefas – individuais e da equipe
  • Gerenciar e categorizar contatos essenciais para o trabalho diário
  • Criar e organizar sistema útil para localização de e-mails importantes
  • Usar recursos poderosos do Outlook para agilizar a comunicação via e-mails

Conteúdo

A administração do tempo através do Calendário

Compromisso tem hora, tarefa não
Facilite o planejamento de seu com dia com o Outlook
Diferencie importante de urgente com a ajuda do Outlook
Torne suas reuniões mais produtivas: defina pautas de reunião via Outlook
Um método eficiente para você relacionar as tarefas para o dia
Planejamento diário, semanal, mensal e anual – tudo facilitado pelo Outlook

A organização de informações através das Anotações

O nome da Anotação é essencial
A importância da separação das Anotações em grupos e sub-grupos
O que colocar em uma Anotação: nem mais nem menos
O grande truque: como localizar rapidamente a informação depois
A amarração das anotações com arquivos em seu computador ou papéis em seu armário

O planejamento e acompanhamento de Tarefas

O acompanhamento de suas tarefas – e as de sua equipe
Critérios para o estabelecimento de prioridade para as tarefas
Hora de analisar as tarefas: ativas, atrasadas, responsável, categoria
O redimensionamento das tarefas

O gerenciamento de informações através da lista de Contatos

A lista de Contatos, uma verdadeira ferramenta de CRM
Critérios para a digitação de informações
O campo de observações: talvez mais essencial que e-mail e/ou telefone
A classificação dos contatos em categorias
Técnicas para a localização de contatos no menor tempo possível
Informação: você sabia que o Outlook pode ser usado para criação de mala direta impressa (cartas e etiquetas) e também eletrônica?

O cruzamento de informações para seus contatos

Essencial: o acompanhamento das atividades de um contato
E-mails enviados e recebidos
Tarefas, em que ponto estão
Anotações e contatos, um vínculo que deve ser preservado
O relacionamento entre contatos

O trabalho em grupo

Trabalhar em equipe é uma arte
A atribuição de tarefas a outras pessoas: mensagem, prioridade, prazo
Acompanhamento das tarefas atribuídas
O agendamento de reuniões: convite, aceitação, recusa, notificação
Acesso às agendas de outras pessoas: leitura, modificação, permissão, privacidade
Compartilhando informações com o grupo

E-mails

Criação e organização de pastas e subpastas
Como decidir qual e-mail deve ser guardado? Por quanto tempo?
A importância da administração do arquivo morto
Grupos e sub-grupos de e-mails dever ser iguais àqueles usados nas Anotações
Não perca mais tempo para localizar seus e-mails
Mala direta eletrônica: produtividade e eficiência

O Outlook na palma da mão

A integração com smartphones
Envio/recepção de e-mails – mesmo com equipamentos desconectados
A sincronização de informações

 

O que você achou do seminário O Outlook como ferramenta de produtividade?

Sou um admirador do seu trabalho pelo simples fato de que você, modestamente, dá uma grande contribuição à comunidade de negócios e às próprias pessoas tornando-as mais produtivas e menos estressadas. Sim, você sabe disso, desorganização pessoal provoca um stress danado… (assim, eu poderia dizer que você contribui para que as pessoas sejam mais felizes, por passarem a ter um controle melhor do seu tempo e da sua vida).
Se me permite um reparo, nunca dê a impressão que é fácil ser organizado como você é: convença-se, sem falsa modéstia, que você é único. Mudar hábitos demanda uma vontade férrea e muita, muita persistência. Assim, qualquer progresso que as pessoas consigam ter graças às suas dicas, por pequeno que seja, tem que ser celebrado como uma vitória pessoal importante. Mesmo sendo considerado um cara organizado, eu mesmo levei meses até incorporar o hábito de usar o HOJE, ainda assim, parcialmente. Não é fácil !
De resto, deixe-me reafirmar que foi um prazer grande encontrá-lo de novo, oito livros depois, melhor que antes, e muito mais versátil.

Fernando de F. Moura, Unisys Brasil

Como eu já esperava esse foi um grande dia e ficará marcado! Uma excelente experiência!

Auristela Santiago, Organon

O Seminário foi muito acima das minhas expectativas. Vai me ajudar muito em minha próxima empresa!

Maria Regina dos Santos Freitas

Conteúdo muito complexo explicado de forma simples e objetiva. Parabéns!!!

Elson Freitas – Aparecido Viana Imóveis

Foi ótimo o seminário e o aproveitamento. Excelente a didática e a interação e do professor e do seminário.

Regina de Souza Alves

Cobriu adequadamente à proposta; mostrou qual o potencial efetivo do Outlook.

Janos Laszo Fekete

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