Gerenciamento de reuniões com Outlook

Uma reunião vai muito além do tempo em que os participantes passam juntos discutindo determinados assuntos. Reuniões eficazes requerem todo uma preparação antes, técnicas para condução durante e estratégias de acompanhamento depois. Com o Outlook, tudo fica ainda mais produtivo! 

  • Levantamento de informações relevantes 
  • Planejamento dos assuntos a tratar 
  • Definição, condução e flexibilização da pauta 
  • Conclusões e metas 
  • Tarefas para participantes 

Metodologia

Professor – único com computador em sala – interage o tempo todo com alunos construindo casos práticos em telão. 

Suporte

O professor fica à disposição durante 90 dias para esclarecimento de dúvidas via e-mail.

Carga horária

8 horas.

Local

Instalações indicadas pela empresa cliente.

Objetivos do treinamento

  • Entender se a reunião é realmente necessária
  • Definir os assuntos que precisam ser tratados 
  • Usar o Outlook para planejar a pauta 
  • Convocar participantes e acompanhar reações 
  • Relacionar os recursos necessários para a realização da reunião 
  • Conduzir produtivamente a reunião
  • Atribuir e acompanhar tarefas via Outlook 

Conteúdo

Pensando reuniões

Afinal, o que é uma reunião?
Tipos de reunião e os procedimentos adequados para cada um
Por que convocar uma reunião?
O custo do tempo de uma reunião
Que reuniões são realmente necessárias?
Por que muitas reuniões não atingem seus objetivos?
Características mais frequentes das reuniões que NÃO funcionam
O que NÃO fazer em uma reunião

Planejando e organizando reuniões

Quem e como convocar
As necessidades e metas de cada grupo participante da reunião
Estabelecendo objetivos e determinando prioridades
Fases da reunião
Salas e recursos necessários
Check list

Dirigindo a reunião

Definição e atribuição de papéis – tarefas e responsabilidades
Aspectos psicológicos presentes em reuniões
O processo de comunicação
Técnicas para tomada de decisão e administração de conflitos em grupo
Liderança e condução de reuniões – o papel do moderador/facilitador
Conflitos e obstáculos – e sua superação
Participantes problemáticos
Clima e negociação nas reuniões
A reunião minuto a minuto

Controle de resultados da reunião

O que devo fazer antes do início para assegurar os resultados
Como buscar a participação e o envolvimento de todos
Controlando a pauta e as discussões
Definindo providências após a reunião – o programa de ação

A reunião e o Outlook

O agendamento de reuniões: convite, aceitação, recusa, notificação
Torne suas reuniões mais produtivas: defina pautas via Outlook
A atribuição de tarefas a outras pessoas: mensagem, prioridade, prazo
Acompanhamento das tarefas atribuídas
Compartilhando informações com o grupo

Espaço aberto

Durante todo o seminário, os participantes podem – e devem – fazer perguntas e colocar seus exemplos de trabalho. É neste momento que o conteúdo deste seminário torna-se ainda mais rico.

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